New Year’s Tips: Be a Wise Time Manager
Adakah di antara kalian wahai para pekerja, baik kantoran maupun freelancer, yang terkena efek akhir tahun alias deadline mematikan yang bejibun dan tidak masuk akal, sampai gak enak tidur gak enak makan seperti dikejar-kejar debt-collector? Well, kalau kalian mengalami hal yang sama, berarti kita senasib! Sebenarnya nih, masalah time management alias pembagian waktu itu adalah hal yang klasik, kita semua tahu kalau sebagian besar orang (termasuk saya), seringkali menunda sesuatu sampai batas limit mepet alias kebut semalam, apapun itu, baik tugas kuliah, kerjaan, ataupun bayar utang (ups!), yang ujung-ujungnya adalah bikin kita stress dan nggak tidur berhari-hari karena harus ngebut deadline.
Kalau sudah seperti ini, biasanya sih kita akan menyesal setengah mati, kenapa nggak dikerjakan dari kemarin-kemarin ketika masih banyak waktu, kenapa selalu menunda pekerjaan, sambil kemudian berjanji besok lagi nggak akan deh kayak gini, besok lagi akan disiplin dengan jadwal dan tidak akan lagi terjebak dalam drama sistem kebut semalam. Dan kemudian apa yang terjadi? Apakah kemudian kita akan langsung berubah menjadi manusia well-prepared dengan manajemen waktu yang bagus? Oh tentu tidak, drama kebut semalam ini akan berulang lagi, lagi, lagi dan lagi, dan janji-janji tidak akan mengulangi ini akan berulang lagi dan diingkari lagi dan lagi dan lagi (sound familiar, huh?).
Saya sendiri sebenarnya bukan orang yang bijaksana dalam mengatur waktu. Bagi saya, rebahan dan bersantai-santai itu lebih menarik ketimbang nyicil ngerjain PR yang deadline-nya masih sebulan ke depan. Tapi, seiring bertambahnya usia dan tanggung jawab (apaan sih yak!), saya semakin merasa bahwa time management itu perlu dan krusial, dan walaupun tidak harus strict or sak-klek amat dalam melaksanakannya, sekarang saya memiliki prinsip, setidaknya tiap kali bangun tidur saya tahu apa yang harus dilakukan dan target apa yang harus diselesaikan.
Hal ini sih, terutama terdorong karena semakin lama kerjaan kantor makin banyak dan menumpuk, sementara waktu, prioritas dan perhatian harus saya bagi-bagi antara kantor, rumah, anak, suami, teman-teman nongkrong, kucing peliharaan, dan tentunya saya sendiri.
Duluuu saya sering terjebak balada diambekin anak dan suami karena harus ngerjain PR saat weekend, sering pulang malam karena pekerjaan menumpuk, atau paling ringannya adalah pulang dalam keadaan kayak orang bego karena kecapekan. Well, memang ada sih saat-saat di mana kerjaan itu emang benar-benar terlalu banyak sampai kitanya keteteran, tapi setelah dengan sok bijaksana saya analisis, sebenarnya kuncinya adalah di pembagian waktu yang kurang bijaksana. Ini terutama tersentil dari kalimat teman yang bilang, kalau di kantor kamu masih punya waktu buat ngobrol sama temanmu, balas whatsapp dan nggosip online dengan intensif, bahkan masih sempat sneak out makan siang sambil ngopi cantik, berarti sebenarnya kamu masih punya waktu cukup untuk mengerjakan kerjaanmu tanpa harus kelihatan sok keteteran.
Well, iya juga sih. Nah, setelah mengalami beberapa peristiwa panjang (kek apa aja ya!), here’s some tips tentang manajemen waktu yang at least ampuh buat saya, dan sudah saya praktikkan selama bertahun-tahun (walau tetap saja saya juga sering terjebak dalam drama kemalasan dan keinginan rebahan yang berlebihan, haha). But at least, ini manjur sekali buat saya, terutama kalau kerjaan sedang banyak-banyaknya.
Tips No. 1 – Prioritize!
Yang namanya kerjaan itu tidak akan ada habisnya, iya nggak? Tapi sodara-sodara, seiring bertambahnya kerjaan dan tanggung jawab, kita harus mulai bisa mengenali karakter pekerjaan itu, dengan menggunakan prinsip Eisenhower, yang membagi pekerjaan dalam dua prinsip berdasarkan derajat masing-masing: urgent (mendesak) dan important (penting), yang kemudian dikombinasikan menjadi 4 kuadran untuk menentukan prioritas.
Prinsipnya, golongkan pekerjaan menjadi 4 macam: whether mendesak dan penting (lakukan segera), mendesak tapi tidak penting (delegasikan kerjaan ke orang lain), tidak mendesak dan tidak penting (lakukan kapan-kapan, jadwalkan di saat yang kamu lagi selo), atau tidak mendesak tapi penting (ini biasanya berhubungan dengan long-term goals, seperti menulis novel kalo buat aku, nah untuk yang ini maka kita harus slot-kan jadwal reguler khusus yang harus secara konsisten kita lakukan, otherwise hidupmu nggak akan kemana-mana).
Kalau pengen tahu lebih detail mengenai prinsip Eisenhower ini termasuk bagaimana cara menggunakan matriksnya, googling aja, banyak yang bahas kok. For me personally, saya selalu menggunakan prinsip ini ketika kerjaan lagi banyak-banyaknya dan hidup sedang malas-malasnya. Haha!
Tips No. 2 – Make a To-Do List!
Sounds boring ya? Haha, monmaaf, saya ini adalah penggemar to-do list, dari zaman kecil! Tapi, setelah belajar sedikit banyak mengenai time management, saya jadi tahu kesalahan umum manusia fana ketika membuat to-do list, yaitu terlalu bernafsu dan ambisius. Kayak dalam satu hari itu kita bisa melakukan banyak hal dan selesai semuanya, sementara kita lupa memperhitungkan faktor lain seperti capek, konsentrasi yang menurun kalau terlalu banyak bekerja, malas (yang manusiawi banget ya!), dan lain-lain.
To-do list itu penting banget supaya penggunaan waktu kita terarah, tapi bikinlah serealistis mungkin dan sedikit saja, tidak usah terlalu bernafsu menyelesaikan banyak hal. Tips dari saya, batasi to-do list maksimal 3 saja setiap hari, yang harus diselesaikan dengan baik dan benar. Kalau saya pribadi, setiap awal weekday saya akan buat daftar panjang mengenai apa yang harus saya selesaikan dalam satu minggu itu (dari daftar Tips No. 1, termasuk juga long-term goals), dan akan saya bagi dalam 7 hari ke depan, maksimal 3 hal dalam satu hari yang harus diselesaikan. Jadi nih, misalnya saja, saya harus menyelesaikan proposal penelitian yang due date-nya hari Sabtu yang membutuhkan waktu 2 hari untuk menyelesaikan, maka saya tidak akan menyentuhnya sebelum hari Kamis. Tidak akan saya tumpuk di hari Senin atau Selasa, karena di dua hari itu saya akan menjadwalkan untuk melakukan hal lain yang sifatnya lebih urgent.
Dan ini juga sangat membantu untuk menghindari emotionally exhausted lho, jadi semacam punya pekerjaan banyak, dipikirin terus sampai hidup tidak tenang, padahal dikerjain juga enggak. Karena saya sudah menjadwalkan hal tersebut akan dilakukan di hari Kamis dan Jumat, maka selain hari itu saya nggak akan mikirin tentang proposal penelitian selain di hari itu. Sound realistic, right?
Tips No. 3 – Calendar Blocking
Nah, ini tips manajemen waktu yang lebih advanced lagi! Ini sering saya lakukan kalau pekerjaan sedang banyak, tapi ada satu pekerjaan penting dan mendesak yang juga harus segera dipikirkan, atau untuk hal-hal yang perlu waktu banyak untuk menyelesaikannya. Prinsipnya adalah, kita mengalokasikan satu waktu tertentu di tanggal tertentu khusus untuk melakukan satu hal tersebut sampai selesai tak bersisa. Kalau saya biasanya menggunakan teknik calendar blocking ini untuk kerjaan-kerjaan yang memakan waktu banyak, misal mengoreksi hasil ujian, atau melakukan urusan pribadi yang butuh waktu lama, atau saat ada event dalam waktu mendesak yang memakan banyak waktu untuk persiapan. Kalau pengen tahu lebih banyak mengenai calendar blocking, kalian bisa browsing, pasti banyak yang membahasnya!
Tips No. 4 – Time Batching
Nah, ini yang lebih advanced lagi dari calendar blocking. Berawal dari pemikiran bahwa sebenarnya otak manusia itu tidak diciptakan untuk multi-tasking (believe me, multi-tasking itu sama sekali tidak efektif). Misalnya saja, ketika kita mengerjakan pekerjaan yang tidak seragam secara berganti-ganti, misal menulis makalah lalu tiba-tiba diselingi menerima telepon, maka ketika kita kembali ke pekerjaan menulis makalah, otak kita butuh penyesuaian lagi dan butuh waktu lagi untuk pemanasan. Nah, pada prinsipnya, untuk menghindari jeda waktu karena penyesuaian itu dan untuk meringankan kerja otak, kumpulkanlah hal-hal yang serupa dalam satu waktu, dan alokasikan waktu untuk menyelesaikannya dalam satu batch.
Contohnya, kalau dalam kasus saya, adalah menyelesaikan pembalasan semua email dalam satu waktu (saya mengalokasikan waktu membalas email dan chatting pekerjaan yang tidak mendesak di pagi hari). Kelihatannya sepele, hanya membalas email, tapi tetap saja membalas email itu butuh waktu, dan kadang-kadang bisa lama mikirnya. Bayangkan kalau ada puluhan email yang harus kita balas!
Nah, biasanya saya juga akan mengkombinasikan calendar blocking dengan time batching. Misalnya, saya akan mengeblok satu tanggal tertentu untuk menyiapkan bahan kuliah, mulai dari mencari bahan, bikin outline sampai menyiapkan power point, dalam satu batch, karena itu adalah pekerjaan sejenis. Jadi dalam satu tanggal itu, saya blok khusus untuk menyelesaikan bahan kuliah A, B, C, D, dan seterusnya.
Contoh lain, kalau saya punya beberapa tanggungan tulisan yang harus diselesaikan, saya juga akan mengalokasikan satu waktu khusus untuk menyelesaikan beberapa konten tulisan itu dalam satu waktu meskipun deadline-nya tidak bersamaan, karena otak pastinya akan lebih mudah menyesuaikan ketika kita mengerjakan pekerjaan yang serupa. Atau, misalnya saya memiliki pekerjaan yang perlu keluar dari satu tempat ke tempat lain, maka akan saya alokasikan satu waktu itu untuk menyelesaikan semua pekerjaan yang membutuhkan keliling-keliling lapangan, supaya tidak linca-linci (damn, I can’t find Indonesian word untuk linca-linci! Haha).
Tips No. 5 – Set Time Limit
Naaah, ini yang paling pamungkas! You know when to start and you should know when to stop. I mean, banyak di antara kita yang sering terjebak untuk melakukan sesuatu yang seems endlessly. Misalnya saja, bikin tugas kuliah yang sudah dikerjakan dan sudah selesai, tapi semacam kita belum puas dan dibaca lagi, dikoreksi lagi, dibenerin lagi, sampai akhirnya, sesuatu yang seharusnya bisa selesai dalam waktu 2 jam jadi butuh waktu 2 hari karena kita yang over-posesif.
Well, aku dulu juga gitu kok, Lovies! Tapi itu tadi, seiring bertambahnya pekerjaan dan tanggung jawab, penting untuk mengeset time limit, sampai selama apa dan dengan effort dan tenaga yang seberapa besar kita harus mengerjakan itu. Kalau memang itu tidak signifikan, sudahi saja, dan beranjak ke pekerjaan lainnya. Tapi, kalau memang itu menurut kalian penting dan signifikan, maka kalian bisa mengalokasikan waktu lebih dan tenaga lebih untuk membuatnya jadi lebih baik.
Sekali lagi, kuncinya adalah prioritas, otherwise kita akan diperbudak oleh pekerjaan. Selalu set time limit untuk melakukan sesuatu, dan sudahi begitu sudah mencapai batas, supaya kerja kita bisa efektif dan efisien.
Jadi gitu ya Lovies, tips tahun baru dari saya. Sekali lagi, saya sendiri juga bukan orang yang akan sak-klek dengan jadwal yang sudah saya buat, banyak molornya juga, banyak males dan rebahannya (karena saya hanyalah manusia biasaaa). Tapi setidaknya, kalau saya sudah membuat perencanaan yang bagus, melesetnya nggak akan jauh-jauh dan hidup tetap akan terarah dan terukur, ya nggak? (Btw, saya memang agak obsesif menghitung dan mengukur dan mengevaluasi, haha.)
Sukmo Pinuji
- KEDAI KOPI LIMA - Maret 28, 2022
- WE DECIDE TO GROW AND BEING OLD TOGETHER - Maret 21, 2022
- Be Mindful and You Will See the Beauty of the World More! - Februari 7, 2020
